Przyszłość księgowości
Jak wynika z badania "Chmura obliczeniowa w Polsce 2020" przeprowadzonego wśród polskich przedsiębiorstw, ponad 50% firm deklaruje, że w przyszłości będzie korzystać z nowych technologii. Chodzi tu między innymi o przechowywanie danych w tak zwanej "chmurze".
Usługi chmurowe - Co to takiego?
Otóż usługi chmurowe pozwalają na przechowywanie i zabezpieczenie wrażliwych danych i dokumentów na zdalnych serwerach. Serwery te rozmieszczone są w różnych zakątkach świata, a dzięki ich specjalnemu połączeniu użytkownik korzystający z chmury ma wrażenie, że aplikacja której używa, znajduje się na jego komputerze.
Dzięki usługom chmurowym można przechowywać elektroniczne pliki dokumentów bez obawy, że zostaną one utracone wskutek zawirusowania czy zhakowania urządzenia, na których się znajdują. Bardzo często służą one do przechowywania kopii zapasowych dokumentów. Dzięki takim funkcjom - biuro rachunkowe (Poznań) może pracować sprawniej.
Nowe technologie a księgowość
Jak powiedział Mateusz Kalinowski - dyrektor generalny firmy AiTech i Meritus Systemy Informatyczne, nowe technologie odgrywają coraz większą rolę w zawodzie księgowego.
Pozwalają one na szybki dostęp do dokumentów elektronicznych, takich jak wnioski urlopowe, umowy, rozliczenia i faktury, rezygnację z papierowego obiegu dokumentów i co bardzo ważne, na odciążenie pracowników.
Czynności, które zazwyczaj zajmują dużo czasu, mogą być w pełni zautomatyzowane, co pozwoli na poświęcenie większej uwagi innym istotnym sprawom.
Na czym to polega?
Programy finansowo-księgowe oparte na chmurze pozwalają na:
• swobodny przepływ faktur,
• przetwarzanie faktur z wersji papierowej w elektroniczną.
• odczytywanie elektronicznych dokumentów,
• klasyfikację plików oraz ich przesłanie do obiegu.
Korzystanie z takich programów jest bardzo proste i intuicyjne. Wystarczy że pracownik zeskanuje fakturę lub zrobi jej zdjęcie i prześle ten plik do programu. Następne kroki są już w pełni zautomatyzowane, program radzi sobie sam. Pracownik musi jedynie skontrolować czy dane zostały prawidłowo odczytane i następnie je zaakceptować.
W programach wykorzystywanych przez księgowych można wymienić dwie technologie, bez których nie mogłyby one prawidłowo działać.
Pierwszą z nich jest OCR (z ang. Optical Character Recognition), czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Dzięki tej technologii program może odczytać znaki z zeskanowanego dokumentu i przekształcić je w tekst. Potrafi znaleźć i odczytać takie treści jak numery rachunków bankowych, numery faktur, kwoty transakcji, stawki VAT czy nazwy kontrahentów.
Drugą innowacją jest system NLP (ang. Natural Language Processing), co oznacza programowanie neurolingwistyczne. Znajduje ono zastosowanie nie tylko w księgowości, ale także w sporcie, biznesie, mediach czy polityce.
Przekształcenie dokumentów w formę elektroniczną i wykorzystanie dwóch wspomnianych wyżej technologii, pozwala na łatwe odszukanie skatalogowanych plików, poprzez wpisanie słowa kluczowego lub danych liczbowych. Skraca to znacznie czas wykonywanych zadań i ułatwia pracę.
Sztuczna inteligencja - najlepszy przyjaciel księgowego
Programy finansowo-księgowe które wykorzystują sztuczną inteligencję powoli stają się nieodłącznym kompanem każdego księgowego i księgowej. W przyszłości korzystanie z chmury będzie główną formą wystawiania i przesyłania faktur, a praca firm zajmujących się księgowością stanie się o wiele prostsza.
Dużymi plusami tego rozwiązania jest między innymi automatyzacja powtarzalnych procesów, czyli mozolnych zadań, które księgowi powtarzają każdego dnia, zminimalizowanie ryzyka pomyłki i zwiększenie wydajności.
