Program kadrowo-płacowy - najważniejsze funkcje

Jednym z najważniejszych działów w każdym przedsiębiorstwie jest dział kadr i płac. Dlatego sprawne i efektywne jego funkcjonowanie jest tak istotne, zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy. Nieustanny rozwój nowych technologii, postępująca informatyzacja i automatyzacja wszelkich procesów dotyczy również kwestii kadrowo-płacowych. Specyfika pracy w tym dziale, a także konieczność ciągłego podążania za zamianami w prawie pracy czy ubezpieczeniach społecznych powoduje, że nieocenione jest korzystanie z odpowiedniego programu kadrowo-płacowego, który w znacznym stopniu ułatwia codzienną pracę. Ze względu na bardzo bogatą ofertę na rynku tego typu rozwiązań, warto dobrze zastanowić się nad wyborem, tak aby funkcjonalność dostosowana była do potrzeb danego przedsiębiorcy.

Najważniejsze funkcje programu kadrowo-płacowego

Aby program kadrowo-płacowy czyli system HR w jak najlepszym stopniu spełniał swoje zadanie, czyli przede wszystkim ułatwiał pracę, usprawniał procesy i zapewniał efektywne funkcjonowanie działu, prowadzące w efekcie do zaoszczędzenia czasu i pieniędzy, musi posiadać szereg bardzo istotnych funkcji i możliwości. Oczywistymi kwestiami są przede wszystkim intuicyjność i łatwość obsługi, bo tylko w takim przypadku korzyści z zastosowania programu będą realne. Natomiast do najważniejszych funkcji , które powinien posiadać program kadrowo-płacowy należy zaliczyć:

• możliwość importu i eksportu danych z wcześniej używanych systemów zarządzających kadrami i płacami - jest to bardzo istotna kwestia, a często pomijana, która w bardzo dużym stopniu ułatwia wdrożenie i zaimplementowanie wybranej aplikacji, bez konieczności żmudnego przenoszenia danych;

• wbudowany kreator dokumentacji kadrowej - umów, aneksów, zaświadczeń i innych, wraz z możliwością ich konfiguracji i dostosowania do potrzeb danego przedsiębiorstwa;

• kompleksowe rozliczanie czasu pracy na podstawie danych wczytywanych z czytników RCP (lub innych urządzeń) funkcjonujących w danym przedsiębiorstwie, uwzględniające także godziny nadliczbowe czy nocne;

• kompleksowe sporządzanie listy płac, z uwzględnieniem wszystkich koniecznych aspektów jak: zwolnienia chorobowe, dni urlopowe, premie dodatkowe, potrącenia i inne;

• możliwość prowadzenia elektronicznych akt pracowniczych, które pozwolą na całościową kontrolę przebiegu zatrudnienia pracowników wraz z możliwością wygenerowania wszystkich potrzebnych danych kadrowo-płacowych (wysokości świadczeń, składek, wymiarów urlopów itp.);

• integrację z systemem PUE ZUS i możliwość składania wszelkiego rodzaju zgłoszeń i deklaracji, a także ich importowanie;

• komunikację z Urzędem Skarbowym i możliwość wysyłania deklaracji podatkowych i innych dokumentów;

• obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych;

• możliwość generowania różnego rodzaju raportów i zestawień,

• możliwość ustawienia własnego systemu powiadomień dotyczących kończących się umów, badań okresowych, zbliżających się płatności i innych.

Dodatkowe funkcje programu kadrowo-płacowego

Oprócz tych najistotniejszych funkcji, które powinien posiadać dobry program kadrowo-płacowy, związanych stricte z zarządzaniem i funkcjonowaniem działu kadr i płac, warto wspomnieć również o aspekcie związanym z bezpieczeństwem gromadzonych i przechowywanych danych. Musi być ono na jak najwyższym poziomie ze względu na stopień poufności tych danych. Dodatkowo dynamika zmian w przepisach prawnych wymaga częstych, kompleksowych i bezproblemowych dla użytkownika aktualizacji, które zapewnią sprawne i co najważniejsze zgodne z obowiązującymi normami funkcjonowanie programu. Korzystający z programu musi mieć pełne zaufanie do zgodności i poprawności danych w nim zawartych. Ze względu na specyfikę danego przedsiębiorstwa, może być również możliwe dodanie dodatkowych funkcji potrzebnych do sprawnego zarządzania kadrami i płacami.