Organizacja konferencji. 4 najważniejsze zasady

Konferencje to wydarzenia, które ze względu na swoją doniosłość muszą być dopięte na ostatni guzik. Nie ma tutaj miejsca na jakiekolwiek niedociągnięcia, dlatego organizacji warto poświęcić tyle czasu, ile potrzeba. Oto 4 najważniejsze zasady organizowania konferencji.

Wybór miejsce na konferencję

Znalezienie sali konferencyjnej nie jest dziś szczególnym wyzwaniem, ale organizacja wydarzenia w miejscu, które odpowiada jego specyfice, już tak. Podstawowe zasady są następujące:

• konferencje całodniowe powinny odbywać się w miejscu, w którym jest restauracja,

• konferencje wielodniowe powinny mieć zaplecze hotelowe,

• wydarzenia na dużą ilość osób muszą odbywać się w przestrzennych salach,

• sala konferencyjna musi mieć dobre zaplecze techniczne,

• wynajmujący powinien dostarczyć podstawowe wyposażenie, takie jak krzesła czy stoły.

Zanim podpiszemy umowę z wynajmującym salę, dokładnie zapoznajmy się z jej warunkami. Wybór nieodpowiedniego miejsca, nawet takiego, które pięknie się prezentuje, oznacza dodatkowe problemy, których wolelibyśmy uniknąć.

Dobre nagłośnienie i widoczność

Organizując konferencję, w pierwszej kolejności należy zadbać o odpowiednie nagłośnienie i widoczność. Nie ma nic gorszego, niż zacinający się mikrofon lub prezentacja, którą mogą zobaczyć tylko osoby zgromadzone w pierwszych rzędach. Rozwiązaniem jest profesjonalne nagłośnienie i wynajem telebimów. Ekrany rozstawiamy w takiej odległości, aby dawały dobrą widoczność, a jednocześnie nie męczyły wzroku.

Odpowiednie zaplecze kadrowe

Goście nie wiedzą, w którym kierunku powinni się udać? Coś się stało z głośnikami i czekamy na osobę, która je naprawi? Niestety, tego typu sytuacje często mają miejsce podczas konferencji, a ich przyczyną są braki kadrowe. Obsługa techniczna konferencji, a także osoby, które będą odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań, są niezbędne. Bez nich zdecydowanie łatwiej o chaos, który odbija się na jakości wydarzenia.

Przygotowanie planu

Plan konferencji powinniśmy dostarczyć wszystkim uczestnikom na co najmniej kilka tygodni przed wydarzeniem. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku wielodniowych eventów i osób, które nie są w stanie uczestniczyć w nich codziennie. Oczywiście, zanim plan pójdzie w świat, trzeba go opracować. Pamiętajmy, że nadmiar nie jest wskazany - najlepsze rozwiązanie to 4-5 prelekcji w ciągu dnia. Nie ilość się liczy, a jakość. Zachowajmy też odstęp pomiędzy poszczególnymi wystąpieniami, tak aby uczestnicy mieli czas na rozmowę i posiłek.