Konosament (Bill of Lading) - jak go wypełnić?

Bill of lading, zwany też konosamentem, to dokument niezbędny podczas transportu ładunków drogą morską. Dowiedz się jak łatwo i szybko wypełnić BOL krok po kroku.

Czym jest bill of lading (BOL)?

Konosament (BL lub BoL) to dokument prawny wystawiany przez przewoźnika (firmę transportową) nadawcy, który określa rodzaj, ilość i miejsce przeznaczenia przewożonych towarów. Konosament służy również jako potwierdzenie wysyłki, gdy przewoźnik dostarcza towary do z góry określonego miejsca docelowego. Dokument ten musi towarzyszyć wysyłanym produktom, niezależnie od formy pakowania ładunków (palety, kartony, kontenery) i musi być podpisany przez upoważnionego przedstawiciela przewoźnika, nadawcy i odbiorcy.

Krok pierwszy: uzyskaj druk BOL od przewoźnika

Jeżeli sam wypełniasz konosament, to będziesz oczywiście potrzebował odpowiedniego druku od swojego przewoźnika lub brokera frachtowego. Użycie druku bez odpowiedniego logo i stopki przewoźnika może spowodować problemy z rozliczeniami i dodatkowymi opłatami za użycie niewłaściwej dokumentacji. Dlatego przed rozpoczęciem formalności upewnij się, że masz pod ręką odpowiedni dokument.

Często możesz go znaleźć w Internecie, na stronie przewodnika, jednak lepiej poprosić go o bezpośrednie przesłanie odpowiedniej dokumentacji, żeby mieć pewność, że jest to aktualny druk.

Krok drugi: wypełnij BOL

W tym kroku należy wypełnić wszystkie najważniejsze dane. Podaj adresy nadawcy i odbiorcy, nazwy firm i dokładne dane kontaktowe. Obejmuje to dokładną nazwę firmy, imię i nazwisko oraz adres osoby kontaktowej, a także aktywny numer telefonu. Dobrze jest unikać podawania numeru, który prowadzi do automatycznie nagranej sekretarki – czasami natychmiastowy kontakt w przypadku transportu ładunków jest kluczowy.

Wszystkie informacje w bill of lading są ważne, ale ten krok wykonaj wyjątkowo uważnie. Błędna nazwa czy adres mogą spowodować naprawdę dużo problemów i opóźnić dostawę ładunku. W konosamencie zamieść też wszystkie informacje, które mogą się przydać przewoźnikowi:

• pod jakim się numerem się kontaktować, jeśli osoba wskazana do kontaktu nie odbiera?
  
• czy miejsce dostarczenia przesyłki jest łatwo znaleźć? Jeśli nie, podaj pomocne wskazówki
  
• jakie są godziny otwarcia miejsca dostarczenia przesyłki?
  

Krok trzeci: wprowadź informacje o ładunku

Obejmuje to dokładną nazwę i opis Twojego produktu, liczbę palet/pudeł/skrzyń, wymiary ładunku na palecie oraz wagę jednej sztuki (również z opakowaniem). Tutaj również upewnij się, że wszystkie dane są poprawne. Jeśli informacje na BOL nie zgadzają się z informacjami rzeczywistymi, możesz być prawie pewien, że zostaną za to naliczone dodatkowe opłaty. Niezależnie od tego czy jest to dostawa w kontenerach dużych części maszynowych, czy przewozimy ładunki drobnicowe w kontenerach – informacje o ilości i wadze ładunków są kluczowe.

Krok czwarty: znajdź odpowiednią klasę wysyłkową

Upewnij się, że podałeś dokładny kod NMFC (National Motor Freight Class) swojej przesyłki. Towary są grupowane w 18 klasach frachtu przy użyciu zakresu numerów od 50 do 500. Klasy te są określane na podstawie wielu czynników, takich jak między innymi wartość, waga, gęstość, łatwość przeładunku. Klasa towarowa może znacznie wpłynąć na ceny wysyłki, więc powinieneś ją określić jak najszybciej.

Krok piąty: sprawdź dodatkowe usługi

Sprawdź czy zaznaczyłeś wszystkie dostępne pola w BOL – wiele z nich dotyczy opcji dodatkowych. Mogą to być na przykład pola wyboru dla przesyłek nienadających się do układania w stosy, przesyłek delikatnych lub niebezpiecznych. Dzięki temu personel magazynu będzie w stanie w razie potrzeby dodatkowo dbać o Twoją przesyłkę. Pamiętaj, aby wcześniej poprosić o wszelkie płatne usługi, ponieważ określenie, że potrzebujesz ich na tym etapie, może Cię kosztować więcej, niż gdybyś poprosił o to w momencie wyceny.

Krok szósty: sprawdź wszystkie dane

Upewnij się, że wszystko sprawdziłeś dwukrotnie lub potrójnie. Podałeś wszystkie niezbędne informacje, ale jeśli chcesz, aby cały proces przebiegł bezproblemowo, sprawdź jeszcze raz każdy punkt. Błąd w jednej cyfrze albo jedno dodatkowe zero może oznaczać olbrzymie zmiany dla przewoźnika – 10 ton towaru będzie oznaczało dla niego przewóz ładunku na paletach, a 100 ton już międzynarodowy transport towarów w kontenerach.

Tak wypełniony konosament będzie jasny dla przewoźnika i nie przysporzy Ci dodatkowych kosztów. Konosament wymagany jest przez transport morski i chociaż często BOL wypełnia agent frachtowy lub przewoźnik, jest to wiedza, którą powinien znać każdy przedsiębiorca, który transportuje lub zamawia swoje towary.