Jaki program do faktur w 2025 roku wybrać? Kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorcy
W dobie cyfryzacji i dynamicznych zmian w przepisach podatkowych wybór odpowiedniego programu do fakturowania to kluczowa decyzja dla każdego przedsiębiorcy. Rok 2025 przynosi ze sobą nowe wyzwania, zwłaszcza w kontekście pełnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), rosnących oczekiwań klientów co do automatyzacji i mobilności, a także większej świadomości w zakresie bezpieczeństwa danych. Jakie cechy powinien mieć dobry program do faktur? Jakie opcje warto rozważyć? Odpowiadamy w naszym kompendium.
Dlaczego warto wybrać najlepszy program do faktur?
Dobry program do faktur to nie tylko oszczędność czasu, ale też gwarancja poprawności dokumentów i zgodności z przepisami. Ułatwia codzienną pracę, automatyzuje rozliczenia i eliminuje ryzyko błędów. Dzięki niemu przedsiębiorca może skupić się na rozwijaniu biznesu, a nie na formalnościach.
Co powinien posiadać dobry program do faktur?
1. Intuicyjna obsługa i prosty interfejs
Dobry program księgowy powinien być prosty w obsłudze, nawet dla osób bez doświadczenia w księgowości. Intuicyjny interfejs, przejrzyste menu i możliwość szybkiego wystawiania faktur to podstawa. Użytkownik nie powinien tracić czasu na naukę programu – wszystko powinno być zrozumiałe od pierwszego kliknięcia.
2. Kompleksowe wystawianie dokumentów sprzedaży
Program powinien umożliwiać wystawianie wszystkich typów dokumentów sprzedaży: faktur VAT, faktur uproszczonych, faktur zaliczkowych, końcowych, eksportowych, WDT, marży, bez VAT, OSS, a także paragonów czy faktur pro forma. Co więcej, możliwość pracy w różnych walutach oraz automatyczne pobieranie kursów walut z NBP znacznie ułatwia transakcje międzynarodowe.
3. Automatyzacja i integracja z systemami zewnętrznymi
Nowoczesne programy księgowe powinny automatyzować rutynowe czynności. Pobieranie danych kontrahentów z GUS po numerze NIP, generowanie plików JPK (JPK_V7M, JPK_VAT, JPK_FA), integracja z drukarkami fiskalnymi czy eksport danych do Worda, Excela i programów księgowych to funkcje, które znacząco usprawniają pracę.
4. Możliwości edycji i korekt
Funkcja edytowania, korygowania i usuwania dokumentów jest kluczowa. Żaden system nie powinien zamykać użytkownikowi drogi do poprawienia błędu. Dodatkowo, możliwość wystawienia noty korygującej lub wielu faktur korygujących do jednego dokumentu zwiększa elastyczność i zgodność z przepisami.
5. Raportowanie i analiza
Dobry program księgowy powinien posiadać funkcję generowania raportów i analiz sprzedaży – według kontrahentów, towarów, usług lub typów dokumentów. Pozwala to przedsiębiorcy monitorować sytuację finansową firmy i podejmować świadome decyzje biznesowe.
6. Zarządzanie płatnościami i kasą
Księgowość to nie tylko wystawianie faktur. Dlatego program powinien umożliwiać kontrolę płatności, przygotowywanie wezwań do zapłaty, not odsetkowych, a także prowadzenie ewidencji gotówki – w tym tworzenie dokumentów kasowych (KP, KW), raportów kasowych i obsługę wielu kas oraz kont bankowych.
7. Elastyczność w personalizacji
Możliwość personalizacji dokumentów – np. dodania logo firmy – czy definiowania uprawnień użytkowników to kolejne cechy, które powinny znaleźć się w dobrym programie księgowym. Program powinien dostosowywać się do firmy, a nie odwrotnie.
8. Wsparcie dla zgodności z przepisami
Zgodność z obowiązującymi przepisami to priorytet. Program powinien być dostosowany do wymagań ZUS, e-faktury krajowej oraz struktur JPK. Regularne aktualizacje zapewniają, że użytkownik zawsze działa zgodnie z prawem.
9. Bezpieczeństwo danych
Możliwość tworzenia kopii zapasowych lokalnie i w chmurze, integracja z modułami typu E-Archiwizator oraz działanie w oparciu o systemy bazodanowe jak Microsoft SQL Server to gwarancja bezpieczeństwa danych i ciągłości pracy.
10. Niskie wymagania techniczne
Program powinien działać sprawnie na większości komputerów i być zgodny z popularnymi systemami operacyjnymi, takimi jak Windows 10 czy 11 oraz Windows Server. Mamy dostępne wersje 60-dniowe z pełną funkcjonalnością, po zakupieniu wersji licencjonowanej, użytkownik ma dostęp do danych wprowadzonych w wersji próbnej.
Polecane programy w 2025 roku
Na rynku znajdziemy wiele ciekawych rozwiązań – zarówno darmowych, jak i komercyjnych. Jednym z polecanych systemów jest oprogramowanie DGCS Biznesmen – proste w obsłudze, z szeroką funkcjonalnością i przystępną ceną. Program taki jak program do faktur Fakturowanie PRO lub program magazynowy Magazyn i Faktury PRO umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży, obsługę magazynu i różne waluty. Jest też idealne dla firm, które potrzebują niezawodnego i bezpiecznego rozwiązania bez skomplikowanych wdrożeń.
Dla firm handlowych warto rozważyć także programy z rozbudowaną funkcją magazynową, które umożliwiają wystawianie dokumentów WZ, PZ, kontrolę stanów magazynowych i inwentaryzację. Takie narzędzia ułatwiają zarządzanie towarem i są przydatne w sprzedaży internetowej czy tradycyjnej.
Podsumowanie – jaki program do faktur wybrać?
Wybierając program do fakturowania w 2025 roku, kieruj się przede wszystkim praktycznością, zgodnością z przepisami i dopasowaniem do własnych potrzeb. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, małą firmę usługową, czy sklep internetowy – dobrze dobrane oprogramowanie usprawni Twoją pracę, zminimalizuje błędy i pozwoli skupić się na tym, co najważniejsze: rozwijaniu biznesu.
Nie bój się testować różnych rozwiązań – mamy dostępne wersje 60-dniowe z pełną funkcjonalnością, po zakupieniu wersji licencjonowanej, użytkownik ma dostęp do danych wprowadzonych w wersji próbnej. To świetny sposób, by znaleźć idealne narzędzie dla siebie. A jeśli stawiasz na wygodę, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – DGCS Biznesmen będzie dobrym wyborem.
