Efektywne metody archiwizacji dokumentów kadrowych w firmie

Dział kadr to jeden z tych, który na co dzień przetwarza ogromne ilości danych. Ich archiwizacja musi nie tylko spełniać wymogi prawne, ale również być w pełni uporządkowana. Istnieje kilka metod przechowywania dokumentów kadrowych, które podnoszą efektywność i czynią pracę łatwiejszą. Poznaj je i wybierz odpowiednią dla swojej firmy!

Elektroniczne teczki osobowe

Pierwsza metoda dotyczy nie tylko archiwizacji, ale również bieżącego przechowywania dokumentów pracowniczych. Są to tak zwane elektroniczne teczki osobowe, w skrócie e-teczki. Zgodnie z obowiązującymi przepisami firmy mogą je prowadzić, o ile wdrożą odpowiednie zabezpieczenia. Spora część przedsiębiorców już zdecydowała się na takie rozwiązanie, oszczędzając czas i cenne miejsce. Teczki elektroniczne są o tyle przyjazne, że umożliwiają łatwy dostęp do danych, bez konieczności przeszukiwania stosu papierów. Dzięki temu przechowywanie dokumentów, o którym więcej przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/, staje się efektywniejsze.

Digitalizacja dokumentów kadrowych

Jeszcze do niedawna dokumentacja kadrowa prowadzona była w formie papierowej. Ponadto trzeba było przechowywać ją nawet 50 lat, co powodowało, że archiwa firmowe wręcz pękały w szwach. Rozwiązaniem problemu jest digitalizacja, dzięki której dokumentu kadrowe papierowe zamienisz na elektroniczne. Archiwizacja staje się prostsza, elastyczniejsza i niesie za sobą mniejsze koszty. Z drugiej strony, wymaga też wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń. Zastanawiasz się, jaka metoda przechowywania danych będzie dla Ciebie najlepsza, i to nie tylko w kontekście dokumentów pracowniczych? Sprawdź, na czym polega archiwizacja dokumentów na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/ i rozważ najlepsze dla siebie rozwiązanie.

Usługi zewnętrzne - efektywna archiwizacja od zaraz

Tworzenie elektronicznych teczek osobowych rozwiązuje problem archiwizacji tylko w pewnym stopniu. Digitalizacja jest znacznie skuteczniejsza, ale przeprowadzenie jej na własną rękę to nie lada wyzwanie. Jeśli Twoje archiwum wymaga uporządkowania, a dodatkowo chcesz prowadzić je efektywnie, warto nawiązać współpracę z firmą zewnętrzną. Szczegółowa oferta Rhenus Office Systems Poland w zakresie archiwizacji dokumentów kadrowych znajdziesz tutaj https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-kadrowe/. Usługi zewnętrzne to:

• sprawdzone metody przechowywania danych,

• bezpieczeństwo na najwyższym poziomie,

• dostęp do dokumentów w dowolnym momencie.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejsze jest spełnienie wymogów prawnych, które w przypadku danych pracowników są niezwykle surowe. Trzeba przestrzegać zasad wynikających z rozporządzeń, RODO i innych aktów prawnych. Problem ten nabiera jeszcze większego znaczenia w przypadku dużych firm, które zatrudniają kilkaset pracowników. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniej metody archiwizacji, a następnie jak najszybsze jej wdrożenie.