Co brać pod uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?

Jaka powinna być idealna sala konferencyjna? Nowoczesna, w atrakcyjnej lokalizacji, z zapleczem w postaci noclegów oraz restauracji. Organizując konferencję, powinniśmy wziąć pod uwagę kilka ważnych aspektów, dotyczących sali. Podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę.

Nowoczesna sala konferencyjna, czyli jaka?

Przede wszystkim powinniśmy kierować się charakterem spotkania. W Gdyni jest wiele sal konferencyjnych na wynajem, ale nie wszystkie będą spełniały nasze kryteria. Co wziąć pod uwagę?

• Metraż – sala nie powinna być za duża ani za mała, ale dostosowana do liczby uczestników. Powierzchnia wpływa znacząco na komfort spotkania. Zapytajmy, czy obiekt dysponuje jedną, czy kilkoma salami, czy niektóre z nich można łączyć.
• Meble – rzadko zwracamy na nie uwagę, ale niewygodne krzesła po kilkudziesięciu minutach siedzenia, mogą dać się we znaki. Ważne jest również, czy meble są nowe, sprawne i zwyczajnie estetyczne. Jeśli szykujemy event biznesowy czy ważną prezentację, brzydkie i stare meble, zrujnują efekt.
• Aranżacja – dobrze, jeśli jest neutralna. Jeżeli nie, zapytajmy, czy można ją zmienić.
• Sprzęt multimedialny i wyposażenie do prezentacji – powinno być sprawne techniczne i nieskomplikowane w obsłudze.
• Oświetlenie – to ważny element wpływający, na komfort uczestników.
• Nagłośnienie – zwróćmy uwagę na akustykę sali oraz jej nagłośnienie.
• Klimatyzacja – może okazać się niezbędna, zwłaszcza podczas wiosennych i letnich spotkań.

Położenie obiektu

Obiekty położone na obrzeżach miast mają swoje atuty, nie ma jednak co ukrywać, że im bliżej centrum, tym wygodniej dla gości oraz organizatorów spotkania. W miejscach atrakcyjnych turystycznie położenie jest jeszcze ważniejsze. Np. w Gdyni największą popularnością cieszą się sale konferencyjne na wynajem, oferowane przez hotele z łatwym dojściem do morza. Więcej informacji znajdziesz na https://nadmorski.pl/business-positive/centrum-konferencyjne/.

Zakwaterowanie gości

Jeżeli event ma trwać co najmniej dwa dni, będziemy musieli znaleźć nocleg dla naszych gości. Z tego powodu, największym zainteresowaniem w Gdyni cieszą się sale konferencyjne na wynajem w obiektach hotelowych. Nocleg w tym samym miejscu to wygodne rozwiązanie zarówno dla organizatorów, jak i uczestników spotkania.

Catering

Trudno wyobrazić sobie kilkugodzinną konferencję bez poczęstunku. Uczestnikom całodziennego spotkania powinniśmy zaoferować lunch i kilka przerw kawowych. W razie kilkudniowych spotkań, potrzebne będzie pełne wyżywienie. Dlatego wybierając na wynajem salę konferencyjną w Gdyni, zwróćmy uwagę, czy obiekt udostępnia catering. Najwygodniejszym rozwiązaniem będzie jednak wynajęcie sali w hotelu, który dysponuje własną kuchnią.

Dodatkowe atrakcje podczas konferencji

Szukając sal konferencyjnych na wynajem w Gdyni, warto pomyśleć o dodatkowych atrakcjach dla uczestników spotkania. Pomogą one odprężyć się i zrelaksować po części biznesowej. Program rozrywkowy zapewni także wspaniałe wspomnienia i nada konferencji szczególnego charakteru. Dowiedzmy się więc, czy obiekt oferuje dodatkowe atrakcje w postaci scenariuszy imprezy integracyjnej czy ciekawe wycieczki fakultatywne.