Twój pracownik potrzebuje średnio od 9 do 12 minut, aby wyszukać potrzebny, papierowy dokument. A można przecież szybciej i sprawniej

Jak się okazuje, papier w firmie to całkiem sporo problemów. Wyszukanie potrzebnego dokumentu zajmuje pracownikowi administracyjnemu średnio 9 do 12 minut, gubimy mniej więcej co dwudziesty papierowy dokument, a jego odtworzenie okazuje się zazwyczaj nie tylko bardzo trudne, ale i drogie. Na tle tych „papierowych” problemów elektroniczne systemy obsługi dokumentów zyskują na jeszcze większym znaczeniu. Zatem jeśli chcesz oszczędzić i czas i pieniądze, zastanów się nad takim właśnie rozwiązaniem.

Z rąk do rąk i tak aż do zniszczenia

Większość firm w Polsce wciąż korzysta z tradycyjnego obiegu dokumentów. Rozwiązania analogowe niosą jednak ze sobą sporo zagrożeń. Dokument przekazywany przez dłuższy czas z rąk do rąk pomiędzy poszczególnymi pracownikami ulega zniszczeniu, a często także zagubieniu. Odtworzenie dokumentacji bywa i trudne i drogie. Podobnie wygląda kwestia bieżącego przechowywania i archiwizowania posiadanej dokumentacji. To nie tylko konieczność posiadania odpowiedniej ilości miejsca na wycofaną z bieżącego użytkowania dokumentację. To także spory koszt utrzymania zasobów archiwum oraz zarządzania nim. Nie można tutaj nie wspomnieć o trudnościach, jakich dostarcza przetrząsanie tradycyjnego archiwum w poszukiwaniu potrzebnego dokumentu. A jeśli można prościej i szybciej?

System, który pozwala wyszukać dowolny dokument bez konieczności odchodzenia od biurka?

Decydując się na elektroniczny obieg dokumentów wybieramy rozwiązanie pozwalające na uzyskanie natychmiastowego dostępu do dowolnego, potrzebnego nam w danej chwili dokumentu bez konieczności odchodzenia od naszego stanowiska pracy. Tego typu systemy pozwalają zasadniczo zredukować ilość dokumentów funkcjonujących w firmie w formie papierowej, a co się z tym wiąże, eliminują ryzyko związane z tego rodzaju dokumentacją. Jakich jeszcze korzyści możemy spodziewać się wdrażając elektroniczny obieg dokumentów? Z pewnością są to mniejsze wydatki ponoszone na papier, materiały biurowe oraz obsługę administracyjną. Poza tym wykluczamy koszt utrzymania i zarządzania obszernym archiwum dokumentacji papierowej. Temu wszystkiemu towarzyszy możliwość uporządkowania i usystematyzowania zarówno samej dokumentacji, jak i jej przepływu w firmie. Poprawia się komunikacja i efektywność pracy, a Ty masz pełną kontrolę nad procesami generowania, obiegu i archiwizowania dokumentów firmowych.

Chcesz jeszcze więcej korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów? Wejdź na http://innbusiness.pl/

Artykuł powstał we współpracy z innbusiness.pl
Fot:https://images.pexels.com/photos/39665/tax-forms-income-business-39665.jpeg?w=1260&h=750&auto=compress&cs=tinysrgb